Coordinación de Actividades Empresariales
¿Qué es la Coordinación de Actividades Empresariales?
El objeto de la CAE es la identificación de los riesgos por concurrencia de trabajadores de empresas externas en nuestros centros (contratas, concesiones, autónomos) o el desplazamiento de nuestro personal a instalaciones ajenas para determinar medidas coordinación de seguridad y salud para evitar accidentes y deslinde de responsabilidades por incumplimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales.
¿Quién está obligado a hacer la Coordinación de Actividades Empresariales Real Decreto 171/2004?
· Personal UPCT que contratan (responsable UPCT del contrato, convenio) o solicitan obra o servicio con presencia de trabajadores de empresas externas o entidades en los centros de la UPCT.
· Personal UPCT que trabaje o que tiene trabajando (responsable proyecto investigación) presencialmente a personal UPCT en centros de trabajo de empresas externas o entidades.
· Personal UPCT que cede espacios para eventos a empresas o entidades externas.
Se exceptúan Visitas: aquellas que no hay un contrato y no se viene a prestar ningún servicio u obra, (por ejemplo, un comercial o una persona que viene a consultar o reunirse con alguien). La visita debe ir siempre acompañada de miembro UPCT y le proporcionará las instrucciones para visitas y se le debe de informar de los riesgos y medidas preventivas y medidas de emergencia de los lugares peligrosos que visite. INSTRUCCIONES SEGURIDAD PARA VISITAS
Las obras de construcción reguladas por el Real Decreto 1627/1997 (que establece las medidas de seguridad y salud) están excluidas del procedimiento de Coordinación de Actividades Empresariales Real Decreto 171/2004, sin perjuicio de que si la obra es dentro de un centro UPCT tengan que intercambiar los riesgos de sus respectivas actividades para no perjudicarse mutuamente.
PROCESO DE GESTIÓN DE LA COORDINACIÓN DE ACTIVIDADES EMPRESARIALES
A-Cuando hay autónomos y trabajadores de empresas/ instituciones externas trabajando presencialmente en centros de la UPCT
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Fase |
Actuación |
Responsable Principal |
Evidencia / Documento Clave |
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FASE 1: Antes del Inicio |
1. Inicio del Proceso: Solicitud al Servicio de Prevención (SPRL) UPCT de intercambio de información CAE para la obra o servicio contratado o solicitado. |
Responsable del Contrato / Solicitante UPCT y Empresa / Entidad Externa |
Debe solicitar a la empresa externa TC1, TC2 de alta de trabajadores y certificados de estar al corriente en la Seguridad Social y Hacienda.Solicitud formal (vía correo / plataforma CAE)
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2. Información de riesgos y medidas de emergencia de la UPCT y solicitud de documentación de PRL a las empresas/entidades externas y comprobación documental PRL |
SPRL UPCT |
Información CAE UPCT a empresas externas:
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3. Notificación al SPRL UPCT de los riesgos propios de la contrata que puedan afectar a la UPCT o a terceros. |
Empresa / Entidad Externa |
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4. Planificación de la Coordinación: Definición conjunta de riesgos y medidas preventivas, necesidad de Recurso Preventivo, medios de coordinación y Permisos Especiales. |
Colectivo: SPRL, responsable del lugar y Empresa Externa |
· Acta de reunión de planificación (si aplica) |
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5. El SPRL UPCT valida la documentación e informa de los riesgos, medidas preventivas de concurrencia, trabajadores y equipos autorizados de empresas externas y si es obligatorio permiso de trabajo riesgo especial, medios de coordinación y recursos preventivos. |
SPRL UPCT (Destinatarios: Seguridad UPCT , empresas externas y Responsables UPCT del contrato y lugar de trabajo) |
· Justificante de entrega de información UPCT a empresas externas |
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6. Formalización del Compromiso: Firma del acta de coordinación (las condiciones, designación de interlocutores y medios de coordinación). |
* Responsable del Contrato* Representante Legal de la contrata |
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7.Las empresas externas y responsables UPCT contrato, lugar de trabajo deben asegurar que todos los empleados reciban formación en materia de seguridad laboral por concurrencia de actividades. |
Empresas externas con su propios trabajadores y responsable UPCT del lugar de trabajo con personal UPCT |
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FASE 2: Inicio de los Trabajos) |
8. Control de Accesos Operativo: Filtro en los accesos del campus para que solo entren trabajadores y maquinaria validados por el SPRL en las zonas autorizadas. |
Empresa de Seguridad UPCT |
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9. La empresa o entidad externa solicita a el responsable UPCT del lugar de trabajo equipo o instalación el permiso y la información de condiciones de seguridad para el acceso. |
Empresa Externa (Solicita al responsable UPCT del lugar/equipo) |
· Permiso de Trabajo / Acceso |
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3.Durante la realización de los trabajos |
10. Supervisión de Campo: Inspecciones visuales y observaciones de seguridad sobre el comportamiento de la empresa externa. |
Responsable UPCT del Contrato |
· Checklist de Inspección CAE / Diario de Obra/fotos |
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11. Comunicación continua: Canales abiertos y bidireccionales para reportar cualquier accidente, incidentes o aviso de emergencia. |
Todas las partes concurrentes |
B-Cuando hay personal de la UPCT que trabaja presencialmente en otros centros de empresas o instituciones externas
Responsables de contratos/convenios/IPs: Tienen la obligación legal de
Solicitar formalmente y de manera previa al titular del centro ajeno toda la información sobre sus riesgos, medidas preventivas y plan de emergencia. Informar los riesgos y medidas preventivas que pueden afectar a terceros. Esta información debe integrarse en la planificación preventiva propia de la UPCT y debe comunicarse exhaustivamente a los trabajadores.
Si se lo solicitan presentar toda la documentación de prevención que la normativa exige para su actividad.
-Personal desplazado (PDI / PTGAS / Investigadores): Tienen la obligación estricta de cumplir rigurosamente con las instrucciones de seguridad dadas por el titular del centro externo, comunicar de inmediato cualquier situación de emergencia que pueda afectar a terceros y notificar cualquier accidente de trabajo derivado de los riesgos concurrentes.
C-Cuando se ceden espacios de la UPCT a empresas o entidades externas y particulares.
Intercambio de información de riesgos del lugar y planes de autoprotección(medidas de emergencia) por parte de la UPCT y de información de riesgos del evento por las empresas externas, entidades o particulares.
Normativa y Legislación
La CAE está regulada por diversas normativas, que varían de un país a otro. En muchos lugares, es obligatorio que las empresas que colaboran en un mismo proyecto coordinen sus actividades en términos de seguridad y salud. La legislación también puede incluir sanciones por incumplimiento de estas normativas, lo que subraya la importancia de la CAE.